Manager

Position: Office Manager

Berichtet an: Firma Administration

Hauptverantwortlichkeiten:

Koordination und Überwachung von Bürotätigkeiten
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Ablage von Dokumenten
Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien
Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation
Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonanrufen
Terminmanagement für Führungskräfte und das Team
Unterstützung bei der Personalplanung und -verwaltung
Pflege von Personalakten und Überwachung von Urlaubs- und Krankheitszeiten
Organisation von Mitarbeiterschulungen und -events
Zusammenarbeit mit der Buchhaltung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
Verwaltung von Büroausstattung und -infrastruktur
Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
Durchführung von Recherchen und Datenanalysen
Sicherstellung eines gepflegten und sicheren Arbeitsumfelds

Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Büromanagement oder einem verwandten Fachgebiet
Fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und -verwaltung
Erfahrung im Umgang mit gängigen Bürosoftware-Programmen (z.B. MS Office, Buchhaltungssoftware)
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz
Hohe Zuverlässigkeit und Genauigkeit
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern professionell und effektiv zu kommunizieren
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten
Kreativität und Flexibilität im Umgang mit unerwarteten Herausforderungen
Bereitschaft, bei Bedarf Überstunden zu leisten oder flexibel auf kurzfristige Anforderungen zu reagieren